Hari ini, saya ‘nekat’ tampil untuk go live Facebook Group kelas bunda cekatan. Membahas tentang menata waktu, minimalist Time management.

Well…. problematika utama : gadget!

😅

Banyak alat dan gadget yang saat ini memungkinkan untuk membantu kita mengatur waktu dan energi. Namun ternyata tidak semudah itu.

Setidaknya ada alasan mengapa sering kali berbagai aplikasi ini tidak berfungsi seperti yang diharapkan. Alasannya mungkin kesulitan mengecek hape, hanya sekadar mengatur waktu jam. Kenyataannya, bagaimanapun, dalam kehidupan nyata, waktu berlalu dan tidak peduli dengan waktu jam yang bahkan sudah disetting sedemikian rupa.

Terlepas dari semua itu, ada kabar baik juga: waktu dapat diatur sendiri, kita dapat mengembangkan atau mengecilkannya. Kita harus melepaskan keterbatasan mental seperti “Saya tidak punya cukup waktu” atau “Ini bukan saat yang tepat untuk melakukannya” dst. Nah, dalam Go Live di Facebook group tadi, saya menjelaskan beberapa hal trial and error’ yang pernah saya lakukan dan coba.

Saya mencoba manejemen waktu, tugas dan energi. Untuk manajemen tugas (task management) lebih simple dan sampai saat ini beberapa saya aplikasikan. Caranya hanya menguraikan, kemudian ditulis, kerjakan di waktu produktif, coret jika sudah selesai.

Berbeda dengan manajemen waktu, ia lebih kepada menata waktu jam demi jam supaya tak ada yang sia-sia. Selain itu, ada juga istilah untuk manajemen energi. Perbedaan antara manajemen waktu dan energi sbb.

Manajemen waktu

1. Selalu menyimpan agenda atau agenda akan selalu diletakkan di dekat diri kita (planner, bullet journal, buku harian dan sejenisnya). Biasanya ideal untuk mengatur tugas dan menuliskan ide, poin tindakan, keputusan, atau memprioritaskan tugas yang perlu segera tangani. Dengan cara ini, kita tidak akan lupa untuk mengirim email yang dijanjikan atau untuk menyelesaikan poin tugas.

2. “Buat agenda yang mudah dan menyenangkan untuk memulainya”. Dalam hal ini kita bisa memilih agenda sesuai selera, misal yang penuh warna, atau yang hitam, apa pun yang memberikan suasana hati yang baik. Dan bisa membeli pensil atau pulpen yang menarik hati jika hal itu bisa membuat kita merasa bahagia, atau bisa juga dengan memulai hari dengan secangkir kopi di pagi hari. Singkat cerita, mulailah hari dengan senyuman dan menenangkan.

3. Luangkan 30 menit setiap pagi, untuk merencanakan hari sebelumnya dan tuliskan semua tugas yang perlu kita tangani dalam agenda yang penuh warna atau yang sudah disiapkan di poin 2.

Pada prakteknya, misal saya mengalokasikan satu hari memiliki 8 jam. Maka saya rencanakan tugas sedemikian rupa supaya imbang, tidak membebani diri sendiri terlalu berat. Setiap tugas harus memiliki perkiraan, sehingga tak ada utang lagi di hari esok. Idealnya gitu ya, hahaha.

Jika tugas penting baru muncul pada hari itu, mendadak, bisa dibandingkan dulu dengan tugas lain di daftar agenda dan jika wajib, bisa rewiring, ulangi prioritas. Karena mengatur waktu, semua ini berkaitan tentang prioritas.

4. Mulailah dengan tugas yang paling penting. Makan kodok (eat the frog). Selalu lihat gambaran besarnya. Mana yang perlu dan tidak.

5. Buat saluran komunikasi utama ketika kita berada di bawah tekanan waktu.

Sebenarnya lebih kepada menghilangkan distraksi, walau ini tak mudah. Saya pribadi masih menggunakan WhatsApp sebagai pilihan saluran utama. Sebab memilih untuk fokus hanya pada satu saluran komunikasi daripada enam-tujuh saluran, akan membuat lebih mindful. Biasanya saya jadikan suami yang jadi ‘auditornya’.

6. Belajar menetapkan ekspektasi. Artinya saya tak ingin berekspektasi karena biasanya akan sakit. Namun saya lebih kepada menggunakan kata ‘hope’ harap, diiringi doa dan jikapun tak bisa diselesaikan hari ini atau ada hal yang tak sesuai, tak mengapa. coba lagi esok. Di dunia ini tak ada yang sempurna. Akan selalu ada hal yang perlu diperbaiki sebagai manusia.

7. Istirahat sejenak. Dengan rehat, membantu diri ini rileks, melepaskan beban dan ketika melihat tugas kembali, walau tidur sejenak, biasanya lebih fresh, melihat tugas dengan mata segar. Khusus gadget, saya gunakan waktu Istirahat dengan berdiri dari gadget atau laptop dan mengubah pandangan mata sembari bergerak, menggerakkan badan.

8. Fokus. Bukan sibuk.

9. “Bekerja lebih cerdas, bukan lebih keras”. Misal menggunakan presto dibandingkan panci biasa.

10. Potong atau tandai tugas yang diselesaikan hari ini dari agenda. Mencoret coret agenda yang telah diselesaikan akan memberi rasa puas terhadap pencapaian itu sendiri.

Manajemen energi

1. Nutrisi, olah raga, tidur dan istirahat

Dosis energi harian kita dipastikan oleh nutrisi, olahraga, dan keseimbangan istirahat-tidur yang kita miliki. Semua ini, memiliki peran mendasar dalam energi yang dihasilkan tubuh manusia, dari sudut pandang fisiologis dan biologis. Kita tidak boleh lupa makan sehat dan setidaknya cukup tidur.

2. Amati pada bagian mana dari waktu, hari atau jam yang paling produktif dan bisa kita manfaatkan sebaik-baiknya.

Sebagian dari kita lebih produktif di pagi hari, sementara sebagian yang lain, dari kita lebih produktif di sore hari. Kita perlu mengidentifikasi di kategori mana kita berada, sehingga kita dapat mengelola energi kita dengan lebih baik.

3. Jaga kebersihan meja kerja.

Keteraturan dan disiplin yang mengelilingi kita sering kali tercermin dalam pikiran dan ketenangan pikiran kita.

Jika kondisinya rapi, biasanya saya bisa lebih produktif, dan nyaman. Aturan ini juga berlaku untuk data laptop (drive) dan gadget lainnya. Jaga kebersihan desktop gadget, dan atur folder berdasarkan proyek atau tugas yang sedang dikerjakan.

4. Audit waktu. Hal Apa yang menguras waktu seharian ini? Dan Apa yang menguras energimu? Periksa segera.

Ada hal-hal yang menguras waktu dan tenaga ya, wajar. Misalnya, grup obrolan riuh, proyek, atau bahkan grup teman. Begitu kita mengakuinya, ada baiknya kita menetapkan berapa banyak waktu dan energi yang ingin kita habiskan untuk itu. Jika tidak sanggup, ya declutter it! Saya pribadi lebih pada akar sebagai procrastinator, menunda sebab monkey mind yang tak berjumpa dengan panic monster. Kedua istilah itu hanya untuk menggambarkan isi visual kepala.

Monkey mind = pikiran melantur. Panic monster = deadline atau tenggat waktu.

5. Hargai diri sendiri.

Ini adalah salah satu hal terpenting, dari sudut pandang saya. Setelah hari yang melelahkan, ada baiknya melakukan sesuatu yang mampu memberi makan jiwa. Ini biasanya saya lakukan dengan membaca buku, nonton, mengambil atau memesan makanan atau menghabiskan waktu berkualitas dengan orang yang saya cintai di rumah. Hal-hal yang membuat saya bahagia, menyegarkan pikiran, dan memberikan dorongan energi untuk hari esok.

Minimalist Time Management

Prinsipnya : waktu adalah sumber daya yang tidak dapat diperbarui. Maka, karena tak bisa diperbaharui dan tiap diri kita beda, tidak ada rumus khusus untuk membagi waktu itu. Akan tetapi akan selalu ada hal-hal yang perlu kita prioritaskan. Artinya menyisihkan hal-hal yg penting utk mengambil waktu kita dan menunda hal-hal lain yang nanti bisa kita kerjakan.

Saya coba mulai dari time management, task management hingga energi management di atas – hingga bertanyalah saya pada diri sendiri, mengapa seseorang tampak lebih produktif dibanding yang lain? Kemudian saya jawab sendiri (begitulah orang introvert), bisa jadi karena penempatan waktu thd energinya yang paripurna.

Menemukan cara untuk mendapatkan hasil maksimal inilah mengantarkan saya pada pengelolaan energi diri. Mulai dari pengelolaan energi fisik, makan dan istirahat cukup. Energi emosional (jika kondisi negative akan cepat menguras energi, kalau lagi positif akan menjaga energi). Energi spiritual (keyakinan diri atau keimanan), saya ikut kelas HSI untuk ini. The last, berkaitan dengan energi mental (menghindari distraksi).

Setelah mencoba berbagai model itu, saya menyimpulkan bahwa bukan memprioritaskan apa yang dijadwalkan, akan tetapi jadwalkan prioritas. Sampai ada di titik saya tak butuh tools apapun. Termasuk dalam menata prioritas. Saya condong ke arah minimalism.
Jadi, kuncinya di penyederhanaan (simplify). Tak perlu ribet memikirkan tools.

Secara garis besar, pola yang saya lakukan :
-less is more , less is now (downsizing physical clutter, digital clutter)
-do it yourself (to save money), masak cepat, beres-beres singkat, minimalism.
-balance (seimbang), make a boundaries.

Cara menata waktu dengan minimalism ala Nikmah

1. Decluttering, Organizing, Minimalism, Downsizing. Itulah yang saya lakukan. Menyederhanakan rumah (pakaian, perabotan dapur, mainan anak, buku, rumah tak ada perabotan besar). Jika physical clutter sudah tak terlalu menguras energi, maka sisa energi akan lebih besar dan banyak untuk hal prioritas yang lain.
2. Menuliskan semua tugas (biasanya saya pakai evernote, google calendar dan paper planner buat back up). Mengelompokkan. Lihat jadwal jika diperlukan. Normalnya, saya gunakan alarm azan 5 waktu untuk break time. Jeda.
3. Makeover for routine – morning – evening (tilawah). Membuat kebiasaan pagi dan petang. Juga Meluangkan waktu sepekan sekali untuk menuliskan gambaran 3 kategori : karir/relasi/diri sendiri.
4. Eat the frog (makan pekerjaan yang terberat di awal waktu) – tilawah, dst.
5. Pastikan kecukupan tidur karena tubuh perlu waktu untuk memperbaiki diri. Istirahat yang cukup, mencegah sakit yang tak seharusnya.
6. Cukup makan buah, menertawakan diri sendiri (utk mengurangi rasa sakit). Sisakan waktu utk berolahraga.
7. Kerjakan apa yang perlu dikerjakan saat ini. Kuncinya : jika tak dikerjakan, berbahaya. Misal : anak nangis karena jatuh kakinya berdarah atau menerima telepon teman, tentu ya anak dulu. Mau masak untuk makan atau nyimak live FB? Ya tentu masak, kalau enggak, ya lapar.
8. Isi dengan kegiatan yang substantial, fokus, bukan sibuk. Pomodoro 25’-break 5’. Tapi saya pakai 20/20/20 rules.
9. Kasih jeda untuk diri sendiri (saya rajin blogging, untuk healing). Intinya balance : merawat diri, anak, suami, dan sosial. Wlo praktiknya engak mudah, tapi jika balance, insyaaAllah tak zalim.
10. Repetition is a mother all of skills. (dari buku outliers, Malcolm Gladwell, perlu 10rb jam terbang).
11. Happiness doesn’t come from things. Jadi, let it go segala clutter kebendaan. I haven’t attachment with this things.
12. Melakukan silent list to-do : Every single item in your house is sending a message (missal berantakan, ya berarti perlu ditata, kotor perlu dibersihkan dst).
13. Kenali emosi dan melakukan self healing. Karena emosi tak ada yang flat, semua fluktuasi, jadi, enjoy it.
14. Bersyukur. Beri apresiasi pada diri.
15. Bonus :